DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ ET DE COOKIES

1. Qui sommes-nous et que faisons-nous ?

Nous sommes Goodlife Pharma SA/NV (Goodlife Pharma). Notre objectif est de rendre les médicaments spécialisés, les dispositifs médicaux et les compléments alimentaires (nos produits) accessibles aux patients en Belgique et au Luxembourg. Pour ce faire, nous fournissons ces médicaments, au nom des titulaires, à des grossistes pharmaceutiques, des hôpitaux ou des pharmacies en Belgique, au Luxembourg et en France.

Nous considérons que la protection des données personnelles est très importante. La politique de protection des données décrit les différents éléments de vos données personnelles qui seront collectés, les objectifs pour lesquels ils sont collectés, tout échange de ces données avec des tiers, comment nous les sécurisons et combien de temps nous les conservons, vos droits en tant que personne concernée et les mesures prises pour protéger vos données personnelles.

La politique de protection des données s'applique à tous les traitements de données à caractère personnel effectués par Goodlife Pharma dont le siège social est situé Rue François Massart 27, 1450 Chastre, Belgique sous le numéro KBO BE0845.590.372 (ci-après "Goodlife Pharma", "nous" ou "notre").

2. Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

Le terme "données personnelles" désigne toute information permettant d'identifier une personne directement ou indirectement. Ceci est conforme aux définitions du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Goodlife Pharma agit en tant que responsable du traitement des données au sens de la LVA et détermine la finalité et les moyens du traitement des données personnelles mentionnées ci-dessous. À ce titre, Goodlife Pharma est responsable de la collecte ou de l'utilisation de vos données personnelles que nous obtenons par le biais de divers canaux tels que vous-même, notre site web, nos employés ou un tiers que vous avez autorisé à stocker, traiter et distribuer vos données personnelles.

2.1. Données que vous fournissez à Goodlife

Si vous prenez l'initiative de contacter Goodlife Pharma via les différents canaux disponibles (courrier, téléphone, site web, employés, etc.), les données personnelles que vous fournissez seront conservées afin de garantir le suivi nécessaire de votre demande. Ces données peuvent être très différentes, mais il s'agira probablement du nom, de l'adresse électronique, du numéro de téléphone, du nom de votre organisation, de toute donnée personnelle incluse dans votre message envoyé. Nous pouvons traiter ces Données personnelles car nous avons un intérêt légitime à aider les utilisateurs (potentiels), les clients et/ou d'autres personnes sur la base de leur question ou de leur avis.

2.3. Lors de l'utilisation d'installations de contact

Veuillez noter que lorsque vous utilisez nos moyens de contact, comme un appel téléphonique à l'un des employés, vos messages (voix, texte, etc.) et d'autres informations techniques connexes (telles que l'origine de la communication, l'heure et la durée de la communication, l'identité présumée des participants) peuvent être enregistrés et conservés pendant une période allant jusqu'à 1 mois. Cette période nous permet d'évaluer l'efficacité et les performances de nos moyens de contact, ainsi que d'aborder toute tentative d'utilisation abusive de nos moyens de contact.

Dans le cas d'un appel téléphonique, les données suivantes sont traitées : nom, numéro de téléphone, nom de l'organisation (facultatif) et toute donnée personnelle contenue dans le message que vous envoyez.

Si vous nous contactez par e-mail, nous ne traiterons que votre adresse e-mail et toute donnée personnelle contenue dans votre message e-mail envoyé.

2.4. Les informations qui sont partagées par le biais de nos systèmes de médias sociaux.

Les informations que vous rendez publiques lorsque vous laissez un commentaire ou une critique ou que vous publiez quelque chose sur nos pages ou nos canaux de médias sociaux.

Nous utilisons ces informations pour :

vous contacter en fonction du message envoyé ;
améliorer nos services ;
vous aider pour tout commentaire, question et/ou plainte que vous pourriez avoir avec nous.

Nous pouvons traiter ces données personnelles parce que nous avons un intérêt légitime à contacter et à aider les utilisateurs (potentiels) de nos produits et/ou d'autres personnes en fonction de leur question ou de leur avis.

Les informations partagées par le biais de nos pages de médias sociaux et/ou de nos pages de commentaires sont également gérées par ces canaux eux-mêmes. Veuillez consulter ici les politiques de confidentialité des plateformes elles-mêmes pour voir comment chaque média social traite les données personnelles :

LinkedIn : LinkedIn Privacy Policy

2.5. En contactant nos équipes de vente.

Si vous êtes contacté par nos équipes sur la route, veuillez noter que les rapports de visite seront saisis dans notre système de gestion de la relation client (CRM) par nos représentants. Ces rapports contiendront vos données d'identification (telles que votre nom, votre spécialité, votre fonction, votre adresse de visite) ainsi que la date de la visite, et des informations relatives aux produits qui ont été présentés. Si des échantillons médicaux sont laissés sur place, ils seront également signalés conformément aux dispositions de la loi sur les échantillons médicaux.

2.6. En cas de demande de contact pour discuter de questions médicales et/ou d'effets secondaires de nos produits.

Dans ce cas, les données suivantes seront conservées :

Nom du déclarant (autorisé ou patient),
les données relatives au patient (date de naissance, date de contact, antécédents médicaux, nature de l'effet indésirable et produit utilisé)
les autres informations fournies lors du contact.

Nous utilisons ces informations pour :

répondre à des questions sur nos produits (comment ils fonctionnent) ;
améliorer nos produits ;
et, si la loi l'exige, d'enregistrer les effets indésirables afin de les transmettre aux autorités responsables de l'enregistrement des effets indésirables.

Nous pouvons traiter ces données personnelles parce que nous avons un intérêt légitime à recevoir ces informations et à y répondre, qu'elles nous sont communiquées volontairement et que nous pouvons les utiliser pour améliorer nos produits.

Dans certains cas, nous pouvons traiter tout ou partie de ces données personnelles parce que nous avons l'obligation légale de signaler les événements indésirables aux organismes officiels.

Si vous nous contactez en tant que patient, nous pouvons traiter vos Données de santé car cela est nécessaire pour des raisons d'intérêt public dans le domaine de la santé publique, telles que la garantie de normes élevées de qualité et de sécurité des médicaments ou des dispositifs médicaux.

2.7. Données personnelles fournies par des tiers

Pour l'organisation des équipes de vente, une "base de données des médecins" est téléchargée dans un "système de gestion de la clientèle" (CRM) interne. La base de données des médecins contient des informations sur les médecins, les spécialistes, les pharmacies hospitalières et d'autres personnes (par exemple, les diététiciens) qui peuvent potentiellement recommander ou prescrire nos produits aux patients dans leur pratique quotidienne.

Nous traitons les informations suivantes :

Titre, nom, prénom, sexe,
Année du diplôme et université,
Langue, langue pour le courrier,
Disponibilité, fréquence des visites et heures de consultation,
Numéros de téléphone et de portable,
Numéro de RPPS,
Spécialités,
Fonction de service, Fonction de gestion, Fonction dans le comité médicopharmaceutique,
Nom du cabinet, de l'organisation, de l'hôpital, de la polyclinique où vous travaillez,
Adresse du cabinet, de l'organisation, de l'hôpital, de la polyclinique où vous travaillez,
Adresse de visite, Adresse postale,
Consentement postal,
Données géographiques (secteurs IMS),

Nous utilisons ces informations pour :

établir et maintenir le contact avec vous ou votre organisation ;

discuter de l'utilisation et des possibilités des produits pour vous ou pour votre organisation ;

vous informer sur le fonctionnement et le développement de nos services.

Nous pouvons traiter ces Données personnelles parce que nous avons un intérêt légitime à informer les professionnels de la santé et/ou d'autres personnes sur nos produits, y compris par le biais de représentants médicaux.

Les données de notre dossier médical (spécialistes et pharmacien hospitalier) sont gérées par un tiers, le système central des dossiers médicaux (CMF - www.cmf.be). Cela se fait au quotidien. Les données des non-médecins sont mises à jour par une procédure interen dès que des inexactitudes sont signalées (par tout canal de communication).

Nous utilisons ces informations pour :

Prendre des rendez-vous avec des spécialistes des soins de santé.

Réaliser des rapports de visite comme retour d'information après chaque contact pour assurer la continuité de notre communication sur les produits.

Envoyer des informations légales sur nos produits, telles que des ajustements de prix ou de nouvelles indications.

2.8. Lors de la commande de produit

Si vous êtes médecin ou pharmacien, vous avez la possibilité de passer vos commandes directement depuis notre site web , après la procédure de Login (voir item 2.2).

Lors de commandes, les données suivantes seront récoltées :

Pour ce qui concerne les informations de livraison :

Nom
Service
Rue
Code Postal
Ville
Pays

Pour passer commandes :

Produit commandé ;
Quantité commandée ;
Prix de la commande.

Pour pouvoir établir les factures:

Rue
Code Postal
Ville
Pays
Nr SIERT/SIREN
Ref/ N°RPPS
Nr de TVA
RIB – IN/BIC

Même si ses données ne sont pas toujours strictement « Personnelles », elle peuvent indirectement être reliées à des personnes physiques. Nous les protégeons donc avec la même rigueur que vos données personnelles.

Nous utilisons ces différentes données pour

Vous donner accès à la page de commande de notre site web ;
Vous permettre de commander en toute sécurité nos produits proposés ;
Traiter votre commande avec nos partenaires pour la livraison et la facturation des produits commandés ;
Pour vous permettre d’avoir un historique de vos commandes en en faisant la demande par l’un des canaux de communication disponibles.
Pour satisfaire aux obligations légales exigées par les services fiscaux de l’état.

La licéité retenue pour ces traitements est le respect contractuel des obligations lors de ventes.

3. Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utilisons les données personnelles que vous nous avez fournies

Pour vous informer de tout développement lié à nos produits et services ;
Pour répondre à votre demande d'information ;
Organiser le travail de nos représentants sur le terrain.
A des fins de marketing (uniquement si vous avez donné votre consentement en cochant la case) ;
Pour évaluer et améliorer notre site web ;
Pour traiter les commandes (dans les pays où cela est applicable) ; et
Se conformer aux exigences légales et aux normes industrielles applicables ;
Pour effectuer des recherches, des analyses et un suivi afin de maintenir, protéger et améliorer nos services.

Si nous traitons vos données à d'autres fins, vous en serez informé au moment de la collecte par un avis spécial.

4. Combien de temps conservons-nous les données personnelles ?

Veuillez noter que nous traiterons vos données pendant 2 ans à compter de la date de leur collecte initiale. Dans le cas où vos données ont été collectées afin d'organiser le travail de nos représentants sur le terrain, pendant 2 ans à compter de la dernière date de contact avec l'un de nos représentants.

Vos données seront conservées pendant une période maximale de 10 ans à des fins de preuve. Dans le cas d'informations sur la délivrance d'échantillons, les informations sont conservées aussi longtemps que la loi l'exige (7 ans).

Nous ne conservons les données personnelles qu'aussi longtemps que nous en avons besoin aux fins susmentionnées. Dans tous les cas, nous appliquons les délais de conservation suivants :

4.1. Données personnelles des visiteurs du site web

Ces données seront conservées aussi longtemps que nécessaire pour les objectifs poursuivis. Les données partagées sur nos pages de médias sociaux peuvent être modifiées ou supprimées par le plâtrier lui-même.

4.2. Données personnelles dans notre administration pour les autorités fiscales

Nous conservons ces données pendant sept (7) ans, sauf si nous sommes légalement tenus de conserver les données pendant une période plus longue.

4.3. Données personnelles relatives à l'achat de nos produits

Nous conserverons ces données pendant 10 ans. Ceci est basé sur la réglementation de l'Inspection Générale de la Santé et de la Jeunesse (IGJ) concernant la déclaration des effets indésirables et des plaintes relatives aux produits.

4.4. Données personnelles incluses dans le compte

Nous conservons ces données aussi longtemps que le compte est actif et qu'il est utilisé régulièrement. Concrètement, cela signifie que si le compte n'a pas été utilisé pendant deux ans, nous enverrons au client deux rappels au cours des six mois suivants pour lui rappeler qu'un compte est actif. Si le client ne prend pas de mesures en conséquence, nous supprimerons le compte et les données personnelles qui y sont liées au plus tard 60 jours après l'envoi du deuxième rappel. Si le client supprime lui-même son compte, nous conserverons les données personnelles pendant 6 mois supplémentaires au cas où le client changerait d'avis. Après cette période, vos données personnelles seront définitivement supprimées.

4.5. Données personnelles pour l'envoi de bulletins d'information ou de mises à jour

Ces données seront conservées jusqu'au moment où l'utilisateur ou la personne autorisée annule son abonnement.

4.6. Données personnelles dans la correspondance

Ces données sont conservées aussi longtemps que nécessaire pour traiter la question, la remarque ou la plainte.

4.7. Données personnelles concernant les effets secondaires

Nous conservons ces données pendant 10 ans, car nous sommes légalement tenus de le faire.

4.8. Autres informations

Nous ne conservons les autres données personnelles que pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs du traitement. Cela signifie que les autres Données personnelles seront supprimées dès qu'elles ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles nous les avons traitées.

Nous conserverons les données personnelles plus longtemps que les périodes susmentionnées si nous sommes tenus de le faire par la loi.

5. Partageons-nous vos données personnelles avec d'autres personnes ?

Nous ne vendons ni ne divulguons jamais de données personnelles à des tiers, sauf dans les cas décrits dans la présente politique de protection des données ou tels qu'ils vous sont communiqués au moment de la collecte.

Nous pouvons partager des données personnelles avec des entités affiliées ou avec des tiers chargés du traitement des données en notre nom. Lorsque ces prestataires de services agissent en tant que processeurs de données pour notre compte, nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer ces données d'une manière incompatible avec les cas décrits dans la présente politique de protection des données. Nous exigeons de ces processeurs de données qu'ils garantissent la confidentialité et la sécurité des données personnelles qu'ils traitent en notre nom.

Nous pouvons également divulguer vos données personnelles : (i) lorsque la loi ou une procédure judiciaire l'exige, (ii) lorsque les forces de l'ordre ou d'autres représentants du gouvernement l'exigent, (iii) lorsque nous pensons que la divulgation est nécessaire et appropriée pour prévenir un préjudice physique ou une perte financière, ou (iv) dans le cadre d'une enquête sur des activités frauduleuses et illégales suspectées ou réelles.

6. Exportation de données personnelles en dehors de l'Union Européenne (UE)

Nous pouvons transférer des Données personnelles à des parties situées en dehors de l'UE, si l'un de nos Processeurs est situé en dehors de l'UE. Les Données Personnelles seront uniquement transférées vers des pays et/ou des parties qui offrent un niveau de protection adéquat et conforme aux normes européennes. Le transfert de données en dehors de l'UE se fera toujours conformément à la loi sur la protection de la vie privée (chapitre 5 de l'AVG) via les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. L'exercice de vos droits.

7.1. Droit d'accès et de rectification.

Vous pouvez exercer à tout moment le droit d'accès et de rectification conformément à la loi belge sur la protection de la vie privée. Vous pouvez le faire en envoyant une demande accompagnée d'une copie de votre carte d'identité (passeport ou autre preuve d'identité) à privacy@goodlifepharma.be ou en envoyant une lettre à Goodlife Pharma, Rue François Massart 27, 1450 Chastre, Belgique.

Veuillez noter que les cookies peuvent être gérés par votre navigateur web. Pour plus d'informations sur la manière de définir vos préférences en matière de cookies, veuillez consulter notre politique en matière de cookies.

7.2. Droit à l'effacement des données

Vous pouvez, à tout moment et conformément aux règles de protection des données, exercer votre droit à l'effacement en envoyant une demande accompagnée d'une copie de votre carte d'identité (passeport ou autre preuve d'identité) à privacy@goodlifepharma.be ou en envoyant une lettre à Goodlife Pharma, Rue François Massart 27, 1450 Chastre, Belgique. À la suite de cette demande, GoodLife Pharma n'utilisera plus vos données personnelles et ne les conservera pas à des fins de preuve pendant la période prévue de dix ans maximum.

7.3. Droit d'opposition

Lorsque vous visitez le site web, il vous sera demandé d'accepter certaines formes de traitement des données. Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment.

Si vous ne souhaitez plus que vos données soient traitées à des fins de marketing direct, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Veuillez nous envoyer vos objections, avec une copie de votre carte d'identité (passeport ou toute autre preuve d'identité) à privacy@goodlifepharma.be ou en envoyant une lettre à Goodlife Pharma, Rue François Massart 27, 1450 Chastre, Belgique.

Le retrait de votre consentement n'invalidera pas le traitement antérieur des données. En outre, le retrait de votre consentement peut également avoir un impact sur l'utilisation ultérieure sans heurts du site web. GoodLife Pharma ne peut fournir ses services de manière optimale sans traiter les éléments nécessaires de vos données personnelles.

Si, à tout moment, vous estimez qu'un de vos droits n'a pas été respecté, vous pouvez également déposer une plainte auprès de l'Autorité belge de protection des données (voir : www.gegevensbeschermingsautoriteit.be ).

8. Comment nous protégeons vos données personnelles

Nous avons mis en place des garanties techniques, organisationnelles et physiques efficaces pour protéger vos données personnelles contre la destruction accidentelle ou illégale, la perte accidentelle, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisés, contre l'utilisation abusive et contre tout autre traitement illégal des données personnelles en notre possession.

Les mesures de sécurité prises varient en fonction du type de données traitées et de la manière dont elles sont collectées et/ou stockées. Lorsque vous fournissez certaines informations personnelles en ligne, nous utilisons la technologie Secure Socket Layer (SSL) qui répond à la norme industrielle en matière de cryptage sur Internet. Cette technologie protège les informations personnelles que vous fournissez en rendant inaccessibles toutes les données envoyées de votre ordinateur à notre serveur. Nous utilisons également des certificats numériques pour garantir que vous êtes connecté à des canaux sécurisés.

Veuillez noter que les journaux d'utilisation peuvent être conservés pendant une période de dix ans à compter de votre dernière connexion au site web.

Le visiteur peut trouver sur notre site Web des (hyper)liens menant aux sites Web de partenaires, fournisseurs, annonceurs, sponsors, concédants de licence ou autres tiers. Nous n'avons aucun contrôle sur le contenu ou les liens qui apparaissent sur ces sites web et nous ne sommes pas responsables des pratiques des sites web liés à notre site web. En outre, ces sites web, y compris leur contenu et leurs liens, peuvent changer constamment. Ces sites web peuvent avoir leurs propres politiques de confidentialité, conditions d'utilisation et politiques clients. La navigation et l'interaction sur tout autre site web, y compris les sites web liés à notre site web, sont soumises aux conditions et politiques de ce site web.

9. Modifications de la présente politique de protection des données

La politique de protection des données peut être modifiée de temps à autre pour refléter les changements dans nos pratiques de confidentialité. Nous placerons un avis bien visible sur notre site Web pour vous informer des modifications importantes apportées à notre politique de protection des données et cet avis indiquera la date à laquelle la politique de protection des données a été modifiée pour la dernière fois.

10. Prendre contact

Si vous avez d'autres questions ou préoccupations concernant la présente politique de protection des données, si vous souhaitez exercer vos droits, ou si vous souhaitez modifier les données ou les paramètres que vous avez fournis, veuillez nous contacter ici :

Goodlife Pharma SA
Schaliënhoevedreef 20H/0A
2800 Malines, Belgique
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